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Delegar tarefas

Como delegar tarefas para escalar um negócio

Sumário

Uma das partes mais difíceis na expansão de um negócio é delegar responsabilidades para cada vez mais pessoas – inclusive grandes partes da empresa. Apesar de ser um desafio, é impossível escalar um negócio sem essa etapa. Portanto, é bom enxergar pelo lado positivo, que é bem vasto por sinal.

Delegar responsabilidades é enriquecedor para uma empresa, pois soma diversos pontos de vista, o que pode gerar soluções inovadoras e rumos muito melhores para os negócios. Além disso, descentralizar as responsabilidades faz com que o empreendedor consiga focar nas questões mais importantes, como próximos objetivos e estratégias, ao invés de se preocupar com um problema mínimo que aconteceu em uma filial ou em uma área da empresa.

De fato, escalar requer entregar uma parte do negócio nas mãos de terceiros… mas quem empreende faz isso desde o começo. Cada contratação é um tipo de descentralização e delegação que acontece. As escalas podem ser diferentes – ao invés de cuidar das redes sociais da empresa, a pessoa pode cuidar de toda a comunicação, por exemplo. No entanto, nesse estágio do negócio o empreendedor já desenvolveu habilidades de gestão de equipe e aprendeu com erros passados para saber lidar com esse desafio de uma forma mais experiente.

Para o processo de descentralização ocorrer da melhor forma possível, seguem algumas dicas:

Confie em quem está no comando

Não há nada pior do que ter um chefe que não confia na qualidade do seu trabalho, certo? Por isso, não adianta contratar alguém ou promover um funcionário que você não confia plenamente para realizar um trabalho de grande responsabilidade e impacto na empresa. Seja exigente na escolha dos profissionais, fique de olho nas tarefas deles e também os provoque a entregarem sempre o melhor – mas não seja o entrave para eles realizarem o próprio trabalho. Essa pode ser a receita para o desastre, ou pelo menos para a perda de talentos.

Saiba o que pedir e como

Ordens indefinidas resultam em trabalhos desastrosos. Quando for delegar algo para alguém, é imprescindível dar todos os detalhes possíveis: objetivo do trabalho, público que será atendido, como deve ser o resultado final, as datas de entrega, e por aí vai. Quanto mais detalhado, maiores as chances de receber o que você pediu. Do contrário, a falta de comunicação resultará em um desperdício de tempo, dinheiro e muitas vezes desgaste da equipe, o que pode resultar em problemas de gestão de pessoas.

Um ponto importante: nas horas de delegar tarefas, não seja unilateral. Abra as suas expectativas e ideias e esteja pronto para receber feedback dos colaboradores. Como eles estão mais próximos do trabalho, poderão ter insights valiosos que podem trazer mais resultado para a empresa.

Definir recursos e limites

Para atingir um determinado objetivo, o colaborador poderá investir mais ou menos verba no projeto. No entanto, como citado no tópico anterior, é muito importante delimitar um orçamento para cada tarefa. A partir dele, as equipes poderão ter mais liberdade de arriscar em uma estratégia ou tentar inovar usando ferramentas de baixo custo de uma nova forma.

Aqui também é importante ter a opinião dos colaboradores para calcular esse orçamento, uma vez que a estratégia que eles traçaram para alcançar os objetivos podem ter valores variados. Além desse investimento precisar entrar no planejamento financeiro para entender se a empresa consegue arcar com ele, é de extrema importância que todo dinheiro usado tenha um propósito muito claro e não seja desperdiçado.

Faça a gestão da liderança

Uma vez distribuídas as tarefas para os líderes que você confia, é hora de deixá-los fazerem o trabalho deles. Para esse acompanhamento, o ideal é definir checkpoints ou reuniões de follow up. Nelas, é importante que eles contem como andam as tarefas, como estão os resultados até então, se houve problemas, quais foram eles e aí em diante. Aqui é preciso cobrar, questionar, e provocar seus colaboradores a não ficarem acomodados, incentivando-os a buscar resultados relevantes para o negócio.

Cuidados 

Não se engane: descentralizar o negócio é, de certa forma, fazer uma gestão de equipe mas em uma escala muito maior. Por isso, é preciso tomar alguns cuidados para essa etapa ser realizada sem problemas.

Tipos de confiança

Já foi citada a necessidade de confiar nos colaboradores do negócio, mas é interessante saber que existem tipos de confiança. Um deles é confiar na integridade de uma pessoa, se ela é ética e correta, por exemplo. Esse é o tipo mais essencial, pois não faz sentido ter como funcionário uma pessoa que você não acha que tem caráter e que não confiaria com informações do negócio. É claro que não é possível ter certeza que você não será enganado um dia, mas para tentar evitar isso, cerque-se de profissionais que considera éticos.

Outro tipo de confiança envolve mais um senso de responsabilidade. Por exemplo, você pode ter um funcionário excelente, correto e que entrega um trabalho sensacional, mas nunca no prazo estipulado. Logo, não existe a confiança nele em relação à responsabilidade ou capacidade de seguir as demandas. No caso, não necessariamente você precisa demitir esse funcionário, mas talvez colocá-lo em áreas com demandas que funcionem melhor para o ritmo dele ou dar um feedback. De qualquer forma, acaba sendo alguém que dificilmente é indicado a preencher um cargo de liderança ou com muita responsabilidade, uma vez que para isso é preciso confiar 100% no colaborador.

Saiba a diferença entre delegar e abandonar

Uma coisa é delegar responsabilidades para os colaboradores, outra é abandoná-los. Talvez uma das partes mais difíceis da gestão de pessoas é saber esse limite e exatamente por isso é importante ficar atento. Não deixe de fazer reuniões periódicas, de cobrar e questionar seus funcionários, mas confie na capacidade deles de criar estratégias e de fazer o próprio trabalho. Também, não se prive de fazer sugestões, mas cuidado para elas não soarem como uma ordem.

Tudo a seu tempo

Descentralizar o poder é difícil e não será algo que você dominará do dia para a noite, por isso encare tudo como aprendizado e busque melhorar constantemente. Peça feedbacks sinceros para outros colaboradores e escute o que eles têm a dizer, você pode se surpreender.