fbpx
Digitalização e automatização

Automatização e digitalização: como aumentar sua produtividade

Sumário

Muito ligado à redução de custos, o aumento de produtividade de um negócio a partir da digitalização traz inúmeras vantagens, sendo a principal delas uma aceleração dos processos. Afinal, é impossível falar da digitalização de uma empresa sem mencionar a possibilidade de automatização das principais funções e otimizar o tempo dos profissionais envolvidos.

O que é automatização e como ajuda na produtividade?

Muito mais simples do que parece, a automatização é quando uma tarefa repetitiva deixa de ser realizada por uma pessoa e é assumida por um robô ou programa de computador. A ferramenta muitas vezes entrega o trabalho de forma rápida e eficiente, liberando o profissional que antes se ocupava com isso para realizar tarefas mais importantes.
Por exemplo, na área de atendimento de uma empresa é muito comum que existam algumas perguntas que são sempre feitas diversas vezes ao dia. Por mais que a resposta esteja em um FAQ no site, os clientes continuam entrando em contato para saber sobre ela. Ao mesmo tempo, há outros clientes com problemas mais complexos que precisam de ajuda. Nesse cenário, o profissional de atendimento acaba gastando o tempo dele respondendo inúmeras vezes as mesmas perguntas ao invés de focar em casos que realmente demandam atenção.
É aqui que a automatização entra. Com a contratação de um chatbot é possível programar respostas automáticas para as perguntas mais frequentes. Como resultado, o profissional tem tempo para ajudar clientes com questões mais complexas e o atendimento aumenta o volume de dúvidas respondidas, assim como o tempo de resposta.
Dessa forma, ao contrário do que muitos pensam, a automatização vem muito mais para ajudar no trabalho do profissional que para substituí-lo. Exatamente por causa disso é importante saber que para automatizar processos, geralmente alguns requisitos são essenciais.

O que é preciso para automatizar processos?

Antes de tudo, é preciso analisar os processos da empresa e tentar identificar se há os chamados gargalos, que geralmente são etapas que atrasam tarefas e que poderiam ser realizadas de forma mais eficiente. Não são todos gargalos que podem ser automatizados, exatamente por isso deve prestar atenção se eles:

  • São tarefas repetitivas, uma vez que a automatização fará a etapa muito mais rápido;
  • Se tem regras específicas, já que sem elas há dificuldade de programar a ferramenta ou não existe uma solução automática ainda;
  • Tem grande impacto, para poder priorizar as mais importantes e também saber se vale ou não o investimento em alguma ferramenta.

Para entender melhor, vamos trazer novamente o exemplo do atendimento. É possível concluir que ele era um problema automatizável, pois:

  • Era repetitivo, pois as mesmas perguntas eram feitas todos os dias;
  • Tinha regras específicas, pois consistia da mesma resposta;
  • O impacto era grande, pois afetava o atendimento ao cliente como um todo na empresa.

Depois de entender se os processos podem ser automatizados, é importante estudar sobre as ferramentas disponíveis no mercado. Nessa etapa é bom ter um tempo livre para dedicar à pesquisa, porque existem inúmeras soluções, cada uma com suas particularidades. Para escolher a melhor, é preciso entender o que a sua empresa precisa.
Os chatbots, como já citados, são um tipo de solução, mas há outros softwares muito comuns específicos para gestão de áreas como atendimento, com o CRM (Customer Relationship Management), logística, com o SCM (Supply Chain Management), e projetos, com o PPM (Project and Portfolio Management).
Se a empresa for de grande porte e atuar no setor industrial, por exemplo, a automatização pode atuar na forma de máquinas robustas que inclusive são responsáveis por boa parte do processo, ou em casos mais raros, pelo processo inteiro. Há de tudo.

Quais os processos que são mais automatizados?

Mesmo com as dicas acima, pode não ser fácil identificar quais processos podem ser automatizados ou ter dificuldade de achá-los no mercado. Por isso, também trazemos uma lista como os mais comuns das principais áreas de uma empresa.

Marketing

Com a chegada da internet e a força das redes sociais, o público tem migrado cada vez mais para as mídias digitais, sendo muito impactado por elas ao invés de somente pelos grandes meios de comunicação, como a televisão. Uma das consequências disso é que hoje é muito mais atraente para a audiência ser tratada de forma individual e personalizada.
Só que há um problema: se uma empresa têm muitos clientes, como mandar um e-mail para cada um deles de forma personalizada? Escrever um por um seria impossível e, claro, é aqui que entra a automatização no marketing. Com ferramentas conhecidas como CRM (Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente), é possível mandar o mesmo e-mail para todos os clientes, ou um grupo deles, com o nome de cada um. Também dá para personalizar o conteúdo de acordo com o tipo de perfil do cliente e muito mais.

Comercial

Uma das áreas mais importantes para automatização em uma empresa, o comercial traz impactos diretos para a gestão financeira, principalmente em termos de faturamento e controle de fluxo de caixa. Algumas das automatizações possíveis na área comercial são:
Controle do faturamento e das vendas: monitoramento do fluxo de caixa e identificação de oportunidades para redução de gastos;
Atendimento ao cliente e vendas: acompanhamento de cada atendimento, velocidade de resposta, taxa de solução dos problemas, assim como automação de vendas por meio de canais digitais variados e integração de todos os canais de atendimento;
Estoque e produtos: controle de estoque e produtos, relatórios de vendas, análise de preços, entre outros.

Documentos

A gestão de documentos, em sua maioria contratos, é uma das áreas que tem muitas ofertas de otimização, não só para organizá-los, mas para elaborá-los. Por exemplo, se a sua empresa sempre precisa contratar vários fornecedores e os documentos são iguais ou muito similares, pode ter certeza que há uma solução no mercado que agilizará todo esse processo, gerando os contratos automaticamente.
Além do claro aumento da produtividade, uma vez que não é preciso que um profissional faça esse trabalho em cada documento ou contrato, há redução de custos, maior eficiência e velocidade.