fbpx
Digitalizar e analisar

Digitalizar um negócio é conseguir analisá-lo de forma aprofundada

Sumário

Hoje há uma enorme quantidade de dados gerados constantemente por uma empresa: tanto sua performance em vendas, no controle de estoque, na gestão financeira como também as interações nas redes sociais, por exemplo. Ao mesmo tempo em que esses dados são extremamente valiosos para avaliar o desempenho do negócio, é preciso de ajuda para digitalizar e estruturá-los – de preferência uma ajuda automática e com o menor grau de erro possível.

Além disso, é importante centralizar as informações em algum lugar ou ferramenta, que de preferência consiga cruzar os dados e fazer análises ainda mais completas. Caso contrário, é possível que as informações fiquem espalhadas pela empresa, cada uma em uma área de atuação, por exemplo. Nesse cenário, não é possível para o empreendedor ter uma visão macro de como andam os negócios e de como prosseguir.

No entanto, antes de falar sobre as ferramentas que são essenciais para estruturar e ajudar a analisar esses dados, é importante definir algumas coisas antes.

O que fazer antes de digitalizar e analisar seus dados

Antes de implementar qualquer novidade ou estratégia em um negócio, é primeiro preciso se certificar que a equipe como um todo entende e acredita no potencial da digitalização para o negócio. Não adianta os chefes implementarem a novidade sem o interesse ou crença do time ou o contrário, uma equipe quiser trazer isso sem os chefes acreditarem na iniciativa.

Nesse cenário, as chances da digitalização do negócio não dar certo ou não atingir o seu potencial máximo são grandes, pois esse processo depende diretamente da cooperação de toda a empresa na adoção dessas tecnologias e principalmente migração para elas. Em outras palavras, qualquer falha nessa trajetória faz com que os dados ou informações possam ficar desalinhados, o que pode trazer grandes prejuízos para a empresa no geral.

Para evitar essa situação e fazer com que a digitalização funcione da melhor forma possível, é interessante que seja realizado algum tipo de treinamento ou reunião geral que envolva a equipe como um todo. Nela, é legal apresentar a novidade e as vantagens que ela trará para todos e abrir para perguntas e respostas. É importante que as principais dúvidas sejam esclarecidas e que nenhum profissional se sinta ameaçado pela chegada da tecnologia, por exemplo.

Outro pré-requisito é entender a situação atual do negócio e os pontos mais urgentes para melhorias. Por isso, com a ajuda das informações de gestão da empresa e também levando em consideração os objetivos estabelecidos para o curto e longo prazo, o ideal é mapear e priorizar onde a digitalização teria um impacto mais relevante em um primeiro momento.

Aqui é essencial que o cenário pré-digitalização esteja bem documentado para ser possível acompanhar os efeitos e resultados gerados pelas novas ferramentas depois. Assim, será mais fácil entender se houve melhorias ou se seria melhor mudar a estratégia ou tecnologia, por exemplo.

Como estruturar, analisar e digitalizar dados: as ferramentas digitais 

Aqui, as ferramentas disponíveis no mercado são grandes aliadas, pois são capazes de gerar gráficos automaticamente e fazer análises que ajudam na tomada de decisão em termos de estratégias e planejamento da empresa. Outra vantagem de digitalizar um negócio é a possibilidade de poder fazer análises mais aprofundadas.

Confira alguns tipos de ferramentas de gestão indispensáveis para você que está pensando em digitalizar o seu negócio:

Customer Relationship Management (CRM)

O CRM (ou Gestão de Relacionamento com o Cliente) é um sistema focado em todas as pontas de contato da empresa com o cliente. Ele reúne informações de vendas, marketing, atendimento ao cliente e suporte no geral. Com ele, é possível ter acesso a todas as interações realizadas com um cliente, seja por WhatsApp, e-mail ou outras redes sociais. Muitos deles geram dados como, por exemplo, tempo de resposta, mensagens não respondidas, entre outros.

Supply Chain Management (SCM)

O sistema SCM (ou Gestão da Cadeia de Suprimentos) é usado para coletar e armazenar dados referentes a toda cadeia de suprimentos de uma empresa, envolvendo as compras, planejamento e o funcionamento da área. Por meio, dele ocorre a integração desde os processos mais iniciais, como o fornecimento de materiais, até os finais, com a entrega do produto.

Esse sistema é responsável pelo controle de estoque, por exemplo, o que permite que ele mesmo entre em contato com fornecedores de forma automática para comprar itens que estão em falta – e na quantidade exata, sem exageros.

Project and Portfolio Management (PPM)

O PPM (ou Gestão de Projetos e Portfólio) é uma forma de centralizar todos os projetos e portfólios de uma empresa em um lugar só. Isso inclui ter uma visualização geral dos trabalhos que já foram completados, os que estão em andamento e os que já estão aprovados para um futuro próximo. Por meio dele fica mais fácil a tomada de decisão sobre o que é importante priorizar.

Para entender melhor, um exemplo é imaginar que a sua empresa está passando por uma redução de gastos devido a uma crise no setor. É ao PPM que você irá recorrer para ver quais projetos estão trazendo valor e capital para o seu negócio e quais podem ser interrompidos sem grandes consequências.

Enterprise Resource Planning (ERP)

Por fim, o ERP (ou Planejamento de Recursos Empresariais) é um único sistema de gestão que faz a integração de todos os dados da empresa, ou pelo menos os principais, podendo integrar outros sistemas como o CRM, o SCM e o PPM. Com ele, é possível eliminar a necessidade de fazer planilhas manualmente, além de otimizar o fluxo e acesso às informações, que ficam centralizadas e de fácil acesso para os colaboradores. 

Geralmente, o ERP começa a ser adotado na empresa para ajudar a administrar a gestão financeira, como fluxo de caixa e vendas. Depois, começa a integrar também o estoque, automatizar pedidos de compra, para então adicionar gestão de documentos e de projetos em um momento mais avançado da digitalização do negócio. Com isso, ele centraliza tudo em um lugar só, o que evita erros de cadastro ou perda de informações.