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Reduzir custos

Como digitalizar pode reduzir os custos do seu negócio

Sumário

Sabia que ao adotar ferramentas digitais e parar de usar papéis para os documentos e processos da sua empresa é possível economizar até 40% dos gastos? Isso, porque além dos custos que envolvem os materiais, tudo precisa ser armazenado de alguma forma – o que gera ainda mais despesas.

Mas não para por aí: ter um negócio online também pode significar não estar tão vulnerável a crises econômicas ou a imprevistos externos, como foi o caso da pandemia do Covid-19 – o que já seria uma outra forma de prevenir despesas que podem ser evitadas.

Para evitar ter gastos desnecessários com a sua empresa, a seguir você confere como digitalizar o seu negócio:

Documentos impressos são sinônimo de gastos…

Como citado, documentos impressos podem ser um dos grandes vilões de manter um negócio fora do universo digital. Há uma estimativa, inclusive, que cada funcionário pode chegar a usar até 10 mil folhas de papel por ano, o que pode chegar a um gasto de aproximadamente R$ 400 por pessoa/ano.

Além disso, digitalizar os documentos do seu negócio também trazem outras economias. Uma delas é com os equipamentos como impressoras, a manutenção delas e os gastos com tintas. A outra é com o armazenamento de todos esses documentos que se em formato impresso podem precisar de vários armários e às vezes até uma sala só para guardá-los.

… Mas é bom armazená-los no lugar certo

Sim, digitalizar os documentos da sua empresa é um ótimo recurso para reduzir  gastos, mas a melhor forma de potencializar essa estratégia, ainda mais se o seu negócio for pequeno, é optar por armazenamento em nuvem. Caso contrário, os gastos com espaço e equipamentos, por exemplo, podem continuar altos, uma vez que um data center (ou seja, um lugar destinado a todos os servidores e HDs da empresa) exigem manutenção e são uma opção mais viável para empresas de grande porte.

A opção de nuvem, por sua vez, entra como uma aliada interessante, uma vez que há diversos planos mensais oferecidos por empresas do ramo. Eles oferecem muito espaço por valores bem abaixo do que a manutenção de documentos físicos exigiria. Isso sem falar na praticidade de poder acessar todos esses dados de qualquer lugar que tenha internet!

Menos processos, maior produtividade

Antes de tudo, uma das principais vantagens de digitalizar e automatizar o seu negócio é ter uma empresa mais produtiva. Isso, porque geralmente os profissionais responsáveis pela documentação da empresa tem uma boa parte do seu tempo gasta com burocracias desnecessárias e tarefas repetitivas.

Por exemplo, fazer o acompanhamento de vendas e cadastrar uma por uma em uma planilha do Excel pode levar horas. Se o negócio tiver um software de gestão de vendas o cenário muda: o processo pode ser feito automaticamente e o profissional que gastaria tempo com isso fica livre para outros afazeres.

Por sua vez, a digitalização também ajuda na gestão de uma equipe, já que realizar tarefas repetitivas podem causar frustração no funcionário, que tem o seu potencial desperdiçado em funções que uma máquina pode fazer – inclusive melhor que humanos. Tirando-o dessas funções, ele pode ser melhor aproveitado, dedicando-se a tarefas mais estratégicas na empresa, coisas que as máquinas ainda não são capazes.

As chances de erros são reduzidas

Por falar na produtividade de máquinas, o ser humano não foi necessariamente feito para fazer trabalhos repetitivos. Os erros cometidos quando um profissional é designado para uma tarefa do tipo podem ser vários, o que muitas vezes resultam em um efeito bola de neve, no qual toda uma cadeia de processos é prejudicada por um pequeno descuido. Não é preciso dizer que para corrigir o erro depois, muito tempo é demandado da equipe.

As máquinas e programas de automatização fazem esse trabalho com uma margem mínima de erro e, mais importante, de uma forma muito mais rápida e eficiente. O que, em outras palavras, significa em uma redução de custos para a empresa no curto e no longo prazo.

Custos de produção vão abaixo

Otimizar todos ou pelo menos a maioria dos processos da sua empresa fazem com que a redução de custos seja bem significativa. No entanto, também é relevante falar sobre o quanto a digitalização do seu negócio pode afetar diretamente no desenvolvimento dos produtos, o que, por sua vez, pode aumentar a margem de lucro deles.

Dependendo do tipo de negócio, é possível pesquisar se há empresas ou serviços digitais que possam ser contratados para agilizar partes do processo de produção. Outra opção também é a digitalização do negócio em si no formato de um site ou e-commerce.

Presença online é redução e prevenção de custos

Há algum tempo, ter um site para o seu negócio deixou de ser uma opção e virou mais um pré-requisito. Além das vendas online cresceram de forma expressiva todo ano, tornando-se um dos canais mais relevantes para fazer negócios, essa possibilidade é muito mais econômica do que lojas ou espaços físicos, por exemplo.

É claro que nem toda empresa pode se dar o luxo de funcionar inteiramente online, uma vez que há negócios que comercializam produtos ou serviços que dependem da experiência do usuário. Ao mesmo tempo, por mais que seu canal principal sejam lojas físicas, ter uma presença online pode trazer inúmeros benefícios e economias.

Um deles é aumentar o alcance do público, tornando seu negócio conhecido por mais gente, algo que pode ser feito por impulsionamentos em redes sociais com um custo muito baixo. Outro é estar blindado para qualquer imprevisto que possa ameaçar suas vendas presenciais. Aqui entram desde reformas no espaço até situações inesperadas, como foi o caso da pandemia do Covid-19.

Nesses casos, ter uma loja online faz com que mesmo durante imprevistos a comunicação e vendas com os clientes continuem sem problemas. Dessa forma, não é preciso criar um site do zero no auge da crise, algo que ainda demorará para dar resultados significativos e, sem dúvida, trará muitos custos e prejuízos para o seu negócio até lá.