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Gestão de empresas

Guia definitivo para fazer uma gestão de empresas infalível

Sumário

Depois de abrir, vem a parte de fazer a gestão de empresas. Essa tarefa não é simples, pois envolve diversas áreas e muitos processos, mas também não é algo impossível. Apesar disso ser uma das principais causas de falência dos negócios, com este guia você fica por dentro de várias dicas de como fazer uma boa gestão, desde o planejamento financeiro até a organização administrativa.

Tudo sobre planejamento financeiro: de fluxo de caixa a capital de giro

A gestão de uma empresa envolve diversas questões, mas talvez a mais importante – e onde as pessoas cometem mais erros – é no planejamento financeiro. Não é uma parte necessariamente tranquila, mas sabendo para o que cada ferramenta serve, fazê-la fica muito mais fácil.

O que é planejamento financeiro na gestão de empresas?

Planejamento financeiro é uma série de estratégias e ações que podem (e devem) ser tomadas para cuidar das finanças. Em termos da gestão de uma empresa, o foco dele não deve se limitar a evitar ficar no vermelho, mas ir além, buscando sempre formas de multiplicar os lucros do seu negócio.

De uma forma muito simplificada, no planejamento financeiro são analisados se os ganhos da empresa cobrem os gastos e se há lucro. O importante é que nenhum desses números fiquem apertados e que o lucro seja bem vantajoso para poder ser reinvestido na empresa ou ir para uma reserva para investimentos futuros.

Gestão financeira: por que é importante?

A gestão financeira é muito importante para controlar as finanças da empresa e evitar ao máximo que elas fiquem no vermelho. Esse pode ser um dos piores cenários para um negócio e, como mencionado, infelizmente é bem comum de acontecer.

Segundo uma pesquisa realizada pela Serasa Experian, em janeiro de 2020, a inadimplência das empresas chegou a 6,2 milhões no Brasil, batendo recorde. Além disso, é importante notar que 94,2% dos que estavam com contas atrasadas eram micro e pequenos negócios.

Para não seguir o mesmo caminho, é essencial saber fazer um bom planejamento financeiro. Confira algumas dicas de como elaborar um:

Como fazer um planejamento financeiro olhando para gestão de empresas

Para começar no planejamento financeiro do seu negócio, alguns passos são indispensáveis e vamos falar de cada um deles aqui. No entanto, termos como fluxo de caixa, capital de giro, margem de lucro e faturamento podem aparecer. Apesar dos nomes poderem soar como algo complicado, eles são na verdade grandes aliados do seu negócio. Para ficar mais clara a importância e função de cada um, vamos explicar o que significam conforme eles aparecerem no passo a passo a seguir!

1. Fique de olho no fluxo de caixa

O fluxo de caixa é a entrada e saída de dinheiro da sua empresa. O seu conceito é bem básico, sendo um controle de tudo que é gasto pela empresa em relação a tudo que é ganho.

Ele é muito importante, pois fazendo esse mapeamento de perto, é possível perceber se faltará capital para a empresa em um período e se preparar antecipadamente para isso, assim como se o lucro será alto. Com esse acompanhamento, fica claro se o seu negócio tem finanças saudáveis, com lucro de folga, ou se está sempre apertado, pagando as contas no limite, o que significa que algo não está bem ajustado.

Lembrando que o fluxo de caixa é uma ferramenta para acompanhar o dia a dia, mas também para fazer previsões dos próximos meses. Assim, se houver algum gasto planejado para o futuro, é possível se preparar com folga.

2. Acompanhe e classifique todas as contas

Em qualquer planejamento é imprescindível ser organizado e no financeiro mais ainda. Não adianta só calcular a entrada e saída de dinheiro, mas entender o que está sendo gasto e recebido.

Para isso, é indicado fazer uma classificação de todas as receitas e despesas do seu negócio. Algumas nomenclaturas mais comuns são: despesas operacionais, salários, recebimentos de vendas, entre outros.

A partir dessa organização, será muito mais fácil mapear o que é cada conta e, principalmente, se elas fazem sentido. Em outras palavras, se não há gastos desnecessários ou se é possível usar o lucro para reinvestir, por exemplo.

3. Saiba qual é o seu capital de giro

Como uma bicicleta precisa do giro da pedalada para sair do lugar, uma empresa precisa do capital de giro. Em poucas palavras, capital de giro é o dinheiro que a empresa precisa para funcionar todo mês.

Esse capital é um montante que a empresa tem que ter em caixa e ele precisa cobrir os custos da empresa enquanto ela não recebe. Quanto mais um negócio demora para receber, maior o seu ciclo de capital de giro e, quanto menos, menor.

Para calcular o capital de giro, é só calcular as suas contas a receber (todas as vendas que realizou e o potencial do seu estoque), menos todos os custos (todas as despesas, incluindo impostos) que seu negócio terá. Tenha em mente que esses valores devem respeitar o mesmo período de tempo, por exemplo: todas as vendas em um mês e todos os custos do mesmo mês. De uma forma simplificada, a conta fica:

Valores a Receber – Custos = Capital de Giro

Mas atenção para o resultado: se o capital de giro for positivo, ótimo, significa que o seu negócio se sustenta. Caso contrário, se ele for negativo, as suas despesas estão maiores do que o que o seu negócio recebe, o que indica que ou é necessário pegar um empréstimo ou investir mais dinheiro na empresa do seu próprio bolso.

4. Calcule vários indicadores para o seu controle

Além do fluxo de caixa e do capital de giro, para um bom planejamento financeiro empresarial é importante calcular e fazer o controle de outros indicadores que ajudam a entender se o seu negócio está saudável ou não. Confira alguns deles a seguir:

Faturamento: é o valor total de todos os ganhos da empresa, tanto vendas de produtos quanto de serviços.

Custos e despesas fixos: gastos recorrentes do negócio, que não sofrem alteração de acordo com as vendas, como IPTU, salário dos funcionários ou aluguel do espaço.

Custos e despesas variáveis: gastos que variam de acordo com a demanda do negócio, variando de valor dependendo do mês.

Lucro líquido: é o resultado da receita total do negócio menos os custos fixos e variáveis, resultando no lucro puro, que sobra para reinvestir na empresa ou deixar na reserva.

Margem de Lucro: é a porcentagem adicionada ao valor do produto que ajuda a definir o quão lucrativo ele será.

Estoque: são os produtos armazenados para atender a pedidos do público. O controle dele é muito importante, para evitar situações de prejuízo ou excessos.

5. Faça o planejamento financeiro para hoje e para amanhã

Por fim, não adianta fazer tudo isso só pensando no mês em que você está. O planejamento financeiro é tão importante porque ele ajuda a controlar o agora e também a ter uma previsão do futuro, ou seja, dos próximos meses. A partir disso, é possível ir para o próximo passo da gestão do seu negócio: o planejamento estratégico!

Planejamento estratégico: tudo o que você precisa saber para a gestão de empresas

Enquanto o planejamento financeiro mapeia todo dinheiro que entra e sai tanto no presente quanto no futuro de uma empresa, o planejamento estratégico vai a fundo nos objetivos do negócio. É a partir dele que serão definidos os próximos passos do negócio e os caminhos que serão, ou não, seguidos.

Planejamento estratégico: o que é?

O planejamento estratégico é um conjunto de planos e medidas traçadas para alcançar os objetivos da empresa. Eles podem ser desde a abertura dela até a escalada dos negócios para novos mercados, por exemplo. Nele, é muito comum serem usadas metodologias focadas na elaboração de metas tanto de curto quanto de médio ou longo prazo. 

Por que fazer um planejamento estratégico?

A importância do planejamento estratégico está muito ligada ao controle do empreendedor sobre o próprio negócio. Definir os objetivos e os caminhos para alcançá-los evita que o empreendimento se perca, podendo investir em um mercado que não faz sentido para ele ou gastando muito tempo em um produto que não vale a pena, por exemplo. Isso se dá tanto na pequena quanto na grande escala, pois com objetivos e metas traçadas, o empreendedor consegue ter uma noção geral de como vai o negócio e do que esperar dele.

Além de ser uma forma de manter todo o negócio sob controle e com as prioridades em ordem, elaborar um planejamento estratégico também é uma forma de medir o desempenho dos funcionários e da empresa como um todo. O que, por sua vez, facilita na gestão da equipe assim como do negócio no geral.

Como criar um planejamento estratégico do zero

Não existe exatamente uma fórmula única para criar um planejamento estratégico para um negócio, afinal cada um têm uma forma de funcionamento e prioridades específicas. No entanto, é possível seguir algumas dicas para facilitar esse processo. Confira algumas delas:

Analise como está a sua empresa e trace objetivos

Analisar a situação da sua empresa é uma tarefa importante e essencial para definir estratégias e objetivos. Para fazer um trabalho bem feito, além de contar com o auxílio do planejamento financeiro, que, como já vimos, ajuda a entender algumas informações essenciais do negócio, também é necessário observar outras coisas de perto.

Algumas delas são questões internas e externas do seu negócio, tanto em termos de forças como de oportunidades de melhora. Por exemplo: observe se há alguma área da sua empresa que poderia estar performando melhor e como seria possível fazer isso ou então se o seu negócio está ultrapassando concorrentes com facilidade e por que. 

Uma vez analisadas essas questões, estabeleça prioridades para cada uma e selecione as mais urgentes. Tenha em mente que gargalos no negócio devem ser solucionados da forma mais rápida possível, assim como é essencial aproveitar uma vantagem no mercado para potencializar mais ainda a força do seu negócio.

Depois, pense em objetivos mais abrangentes, como: melhorar o atendimento ao cliente ou aumentar o faturamento da empresa, de preferência solucionando os problemas ou fortalecendo as vantagens encontradas. A partir deles, serão desenvolvidas as metas.

Estabeleça metas factíveis

Enquanto os objetivos do seu negócio podem ser abrangentes, as metas devem ser muito específicas. Para elaborá-las, é importante ter em mente para que elas servem, o que elas querem alcançar, em quanto tempo, o grau de dificuldade e, principalmente, se elas se ajudam ou competem entre si.

Definir para que as metas servem está muito ligado ao objetivo que ela ajuda. Se o seu objetivo é crescer o negócio, a meta deve ser uma forma de fazê-lo crescer, como expandir as atividades da empresa para mais uma cidade ou então aumentar o faturamento em um determinado valor. 

Aqui há a próxima questão importantíssima e que muitos negócios falham em perceber: as metas devem ser tangíveis. “Aumentar o faturamento” não chega a ser um objetivo factível, pois se houver o aumento de um real no faturamento ele já está cumprido. Ao invés disso, é essencial estabelecer objetivos numéricos se possível, como aumentar faturamento em 10% ou diminuir tempo de resposta aos clientes para um dia ao invés de uma semana.

Para definir esses números, no entanto, é preciso levar em consideração o prazo para atingir essa meta e o grau de dificuldade. É indicado entender quais números o seu negócio alcança atualmente nesse período. Assim é possível entender o que é uma meta que desafia seu negócio a se esforçar mais, mas sem ser fácil demais ou tão difícil que desestimule a equipe.

Uma dica é estabelecer três graus de dificuldade para uma meta: uma fácil e mais próxima dos resultados atuais, outra média e mais desafiadora e, por último, a mais difícil. O importante é que sempre a meta de maior dificuldade seja onde a equipe esteja mirando, mas que se sinta realizada com as conquistas da primeira e da segunda.

Por fim, uma questão importante é avaliar se as metas convergem todas para um mesmo objetivo, se ajudando, ou se para alcançar uma é preciso atrapalhar outra. Por exemplo, se houver duas metas, uma para aumento de seguidores nas redes sociais e outra para aumentar o engajamento, elas podem brigar. Isso, porque se a estratégia de conseguir mais seguidores for promover a página, não necessariamente eles engajarão com ela. Ao mesmo tempo, conquistar um público engajado costuma ser feito de forma orgânica, ou seja, demora muito tempo para conquistar mais seguidores.

Defina uma estratégia flexível

As estratégias podem ser diversas, algumas às vezes são mais claras do que outras, mas todas devem tentar ser a forma mais eficaz e menos custosa de alcançar as metas. Se a meta é aumentar a velocidade de atendimento nas redes sociais, é possível contratar um profissional da área, desenvolver um chatbot ou unificar o canal de atendimento. Tudo depende das necessidades, dos objetivos e das possibilidades financeiras da empresa.

Independente de qual forem as estratégias decididas é importante que elas sejam flexíveis. Afinal, no meio do prazo você pode perceber que aquele caminho não está dando o resultado esperado, então é essencial ter a rapidez de identificar isso e mudar para outra possibilidade.

Entenda o que deu errado e o que deu certo

Por fim, ao chegar na data limite, os resultados devem ser todos avaliados e estudados. Eles não alcançaram as metas? Por que? Foi feito tudo para elas serem alcançadas? Se alcançaram, por que? Foram alcançadas com muita folga? A meta precisa ser calibrada melhor para a próxima vez?

Esse estudo deve ser levado muito a sério, pois com ele é possível diagnosticar o seu negócio, assim como identificar sucessos e oportunidades para elaborar as metas e objetivos para o próximo período.

Saiba o que é gestão de equipe e por que investir nisso já

Apesar de ser uma área geralmente atribuída aos Recursos Humanos, é muito importante para um empreendedor ter um bom conhecimento sobre gestão de equipe. Afinal, tanto no momento em que ele vai abrir um negócio como quando a empresa atinge um tamanho considerável, todos abaixo dele são a equipe que ele deve liderar. Mas o que exatamente define a gestão de uma equipe?

O que é gestão de equipe

A gestão de equipe é uma tarefa dedicada a manter os colaboradores de uma empresa motivados a atingir resultados cada vez melhores. Os responsáveis por ela são os líderes de cada área e o empreendedor fundador da empresa, principalmente se ela tiver uma equipe pequena.

Nessa gestão, é importante unir estratégias para manter a equipe unida e motivada, com caminhos e formas claros de crescer profissionalmente dentro da empresa.

A importância da gestão de equipe e por que começar já 

Sem uma equipe, um negócio pode ficar parado lá no começo, quando surge a ideia para abrir uma empresa. É a equipe, seja ela de duas ou mais pessoas, que faz o negócio acontecer, afinal, são necessários profissionais de especialidades diversas para lançar um produto no mercado e dificilmente uma pessoa só consegue fazer tudo sozinha. Dessa forma, ter uma equipe boa e, principalmente, motivada a trabalhar é também um meio de investir no crescimento do negócio.

Como fazer a gestão de uma equipe

Para fazer uma gestão de equipe de qualidade, antes é preciso considerar que cada empresa e time são únicos, mas é possível seguir algumas boas práticas para ter o melhor resultado possível. Confira algumas delas abaixo:

Tudo começa na contratação

Contratar um funcionário é algo custoso. Demiti-lo também. Por isso, uma das partes mais importantes da gestão de pessoas é exatamente na hora da contratação, pois é importante não só achar um profissional super qualificado, mas uma pessoa que tenha um encaixe com a empresa. Caso contrário, ele poderá se tornar uma dor de cabeça para você e para o seu time. É por isso que no momento de contratação o currículo importa, mas o comportamento do candidato, assim como onde ele será alocado também.

É claro que nem sempre é possível conhecer o candidato a fundo somente com entrevistas, então uma dica é aplicar um teste de personalidade. Eles ajudam a traçar a personalidade do candidato e a entender se ele se encaixa na vaga proposta e na empresa.

Por exemplo: um candidato analítico e introspectivo em uma vaga de vendas, que exige muita comunicabilidade, é algo que pode não dar certo. Ao mesmo tempo, ele poderia performar bem na análise de dados da área de atendimento. É por isso que a escolha deve ser feita com muito cuidado, tanto para não ser enganado por um currículo como para não desperdiçar e perder um profissional talentoso por um erro de alocação.

Seja e escolha um bom líder

O modelo de liderança em que o chefe é distante e só cobra resultados impossíveis acabou. Hoje em dia, já está mais do que comprovado que a equipe fica muito mais motivada com uma liderança que sabe conduzi-la para os melhores resultados. A questão que fica é: como fazer isso?

Carisma e humildade são características muito valorizadas em um líder. É importante uma liderança que saiba reconhecer os próximos erros e dar abertura para a equipe, promovendo uma integração forte de todos como grupo. Ao mesmo tempo, ele precisa saber cobrar e provocar os colaboradores, incentivando-os a pensar fora da caixa e a melhorar como profissionais.

Por fim, outro traço que um líder precisa ter é saber ler as pessoas, principalmente sua equipe. Dependendo do momento em que estiverem, desanimados com metas que parecem impossíveis, sem confiança por um projeto que deu errado ou estimulados por vitórias recentes, ele deve saber estimulá-los, seja restaurando a motivação das pessoas ou incentivando-os a ir além.

Saiba motivar as lideranças

Não são só os líderes que precisam saber motivar a equipe, mas eles também precisam se sentir motivados… caso contrário, eles dificilmente conseguirão fazer o mesmo com os outros. As dicas de como ser um bom líder valem aqui também, afinal o dono do negócio é a liderança das outras lideranças. No entanto, para engajar os colaboradores que estão à frente das equipes é preciso um pouco mais. 

É importante que líderes façam parte de tomadas de decisão relevantes, nem que seja somente dentro da sua área de atuação. Também, ele deve estar a par dos objetivos e metas que devem ser alcançadas e é essencial que tudo seja comunicado de forma clara e aberta à opinião deles. Afinal, eles têm uma visão mais a fundo da área e da equipe que precisará executá-las.

Um líder motivado pode ser capaz de impactos gigantescos em uma equipe, transformando resultados e tornando todos engajados. Mas cuidado! O oposto é igualmente real, por isso, preocupe-se com as suas lideranças.

Como fazer a tal da motivação

Falamos muito de manter equipes e líderes motivados, mas é importante explorar com mais detalhe como fazer isso.

Ao contrário do que muitos podem pensar, feedbacks são uma fonte importante para manter a sua equipe motivada e evoluindo profissionalmente. Eles são ferramentas muito importantes para alinhar expectativas em relação ao trabalho, por exemplo. No entanto, deve-se tomar cuidado e estudar bem a forma com que ele será feito, para não levar a interpretações errôneas e desmotivar funcionários.

Por fim, outra questão importante no caminho para motivar colaboradores é saber distinguir o que as equipes podem estar enfrentando no momento. Elas estão às vésperas da entrega das metas? Há algum projeto importante em andamento que demanda mais atenção? Aqui é preciso encontrar formas de estimular o time, animando-o para concluir esse período estressante, mas ao mesmo tempo mantê-lo focado em atingi-las. Talvez uma reunião mais descontraída para trocar ideias sobre outras estratégias que ainda não foram testadas para alcançar as metas ou alavancar o projeto podem ser uma boa.

Como manter a relevância do seu negócio: de olho no mercado e nas tendências

Ter um negócio com bons resultados é algo positivo, mas pode ser passageiro. Inovações e mudanças estão constantemente alterando o mercado, trazendo vantagens para concorrentes e por vezes transformando coisas que eram positivas em negativas. Para não ficar para trás, é preciso estar 100% ligado no que acontece no mercado e nas tendências que ameaçam mudá-lo.

Por que ficar de olho no mercado e nas tendências

A importância de sempre manter um olho nas tendências e no mercado do seu negócio são inúmeras e exemplos não faltam. Afinal, nenhum empreendedor quer ter a mesma história de empresas como a BlockBuster, que recusaram oportunidades de inovação. Caso você não conheça essa história, quando a locadora estava no auge, ela teve a oportunidade de comprar a Netflix e recusou. O final a gente já sabe: em pouco tempo ela deixou de existir por não ter arriscado. Para não seguir o mesmo caminho, confira abaixo os principais motivos para acompanhar as tendências.

Ser relevante sempre

O seu negócio pode até ser o líder, mas se não arriscar tem chances de ser substituído rapidamente. Hoje, o mercado é altamente dinâmico e isso significa que todos os seus participantes estão constantemente procurando formas de inovar e se diferenciar. Seja proporcionando uma experiência de compra inovadora, seja apostando em um produto nunca visto antes.

Não é necessário apostar em todas as inovações que surgirem, mas só de acompanhar as tendências já será mais fácil filtrar as que fazem sentido e as que não fazem e manter o seu negócio relevante.

Ficar à frente da concorrência

Estar por dentro das inovações e absorvê-las fortalece o diferencial do negócio. Isso faz com que a empresa seja reconhecida com mais facilidade no mercado pelos consumidores e inclusive concorrentes que estão parados no tempo. Esses, por sua vez, podem tentar copiar e melhorar a sua fórmula, o que torna ainda mais indispensável a necessidade de sempre ir atrás de novidades e de reinventar os negócios.

A empresa com um diferencial forte se destaca da concorrência, sendo cada vez mais competitiva e, consequentemente, saindo na frente. Afinal, ser uma marca que tem destaque no mercado torna muito mais fácil a aquisição de novos clientes por meio de um marketing orgânico, ou seja, o famoso boca-a-boca.

Fortalecer o seu negócio

Sair na frente é um passo importante de estar por dentro das tendências, mas isso acontece muito porque as inovações de fato trazem melhorias para ele. Implementar um novo sistema de gestão pode fazer com que os colaboradores gastem menos tempo em processos automáticos e mais na elaboração do produto, por exemplo. Em outras palavras, inovar em um negócio pode gerar grandes economias de tempo e capital, assim como melhorar processos e produtos. 

Mas afinal: como identificar boas tendências?

Já foi possível entender o porquê de ficar de olho em tendências é tão importante, mas as questões que podem estar em aberto são: como identificá-las? Como saber se vale a pena investir nelas ou se serão um mau negócio?

A princípio, não existe uma fórmula mágica que aponta as tendências que trarão resultados positivos das que trarão resultados negativos. Não se pode esquecer que apostar em inovações é um risco, por isso é bom avaliá-las com cuidado antes de mergulhar de cabeça. Confira algumas dicas a seguir para ajudar a criar esse filtro:

Consulte quem entende

Acompanhar o trabalho de especialistas e estudiosos do mercado ou de inovações no geral é uma ótima forma de começar. Não raro, eles conseguem perceber mudanças ou veem potencial em uma novidade que pode bombar depois.

A melhor opção para ter o insight desses profissionais é ter contatos na área, assim por meio de conversas sobre mercado você pode conseguir informações de forma privilegiada. Se isso não for possível, seguir essas personalidades nas redes sociais pode ajudar.

Outra forma inclusive de conhecer esses especialistas é mergulhar de cabeça em revistas e sites especializados do setor, que geralmente trazem estudos e artigos de opinião sobre o que esperar para o mercado.  

Fique atento ao mercado

Um dos piores erros que um empreendedor pode cometer é se fechar e não ficar de olho no mercado ou nos seus concorrentes. Afinal, todos estão buscando qual será a nova tendência e, se alguém achá-la antes, é bom estar de olho para embarcar logo no começo e não ficar para trás.

Ao mesmo tempo, tanto o mercado quanto seus concorrentes também podem ser um bom medidor para identificar com mais clareza se uma tendência vale a pena ou se pode ser furada. Por isso, sempre fique atento para os mínimos detalhes que estão acontecendo em torno do seu negócio.

Escute seu público-alvo

O seu negócio existe para resolver um problema de um público-alvo, certo? Dessa forma, uma das etapas mais importantes na hora de identificar tendências é ouvir os seus clientes. Faça pesquisas com eles sobre tendências e inovações e mantenha o canal de comunicação aberto.

É importante também perceber se a área de atendimento da sua empresa tem recebido solicitações para uma nova função, por exemplo: isso pode ser sinal de uma nova tendência!

Olhe para dentro

O seu próprio negócio pode ser um bom filtro para tendências! Normalmente, já é indicado que todo empreendedor analise bem de perto o próprio negócio, mas é recomendado ir além. Ao verificar se as vendas estão indo bem, é importante prestar atenção no que está vendendo mais e se teve alguma baixa repentina. O alto ou baixo interesse nos seus produtos e serviços são sinais diretos do que o consumidor precisa ou não.

Depois de identificar sinais desse tipo é possível fazer uma investigação, talvez inclusive aplicar uma pesquisa com os clientes, para entender o que pode estar acontecendo. No caso, o concorrente do seu negócio pode ter encontrado alguma forma de atender novas demandas ou de melhorar o produto – e você precisa estar ligado! Para não perder esses sinais, alguns indicadores para ficar de olho são: itens mais vendidos, frequência de compra e ticket médio (média de quanto cada cliente gasta nos seus produtos).

Organização administrativa: tudo sobre como cuidar da documentação de empresas

Para uma gestão de empresa bem sucedida, uma das partes que exigem maior cuidado é na gestão de documentos. Afinal, é preciso por em ordem toda a documentação da empresa, ou seja, desde a papelada referente aos processos mais burocráticos como abertura da empresa e alvarás até os mais recorrentes, como notas fiscais.

Infelizmente, não há como ter um negócio e não ter que lidar com os seus muitos documentos, por isso é mais garantido apostar em uma gestão de documentos organizada. Dessa forma, é possível facilitar e agilizar o dia a dia da empresa como um todo.

O motivo disso é que a organização administrativa é apontada como uma das maiores dificuldades enfrentadas por empresas. Segundo a Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos, um funcionário pode perder até 2 horas por dia na busca por documentos que estão fora do lugar. Em outras palavras, uma boa gestão pode economizar tempo e dinheiro.

O que é gestão de documentos empresariais…

Gestão de documentos é uma responsabilidade do empreendedor e das áreas administrativas que se caracteriza pela organização de todos os documentos da empresa, desde quando ela foi aberta até o último dia dela. Há diversas ferramentas e formas de manter os documentos armazenados de forma segura tanto fisicamente como digitalmente. É ideal que essa organização seja feita seguindo regras e respeitando as diferentes categorias definidas pela administração da empresa.

… E por que fazê-la?

Além do desperdício de tempo já citado, armazenar os documentos da empresa de uma forma desorganizada pode ser sinônimo de problemas para empreendedores. Isso, porque algumas informações específicas podem precisar ser revisitadas por questões legais ou de fiscalização. Se na hora de procurar o papel para esse fim os documentos estiverem bagunçados ou perdidos, não tem jeito: é preciso buscá-los um por um. Em poucas palavras, ter uma gestão de documentos organizada significa que as informações do negócio são acessíveis e facilitam processos.

Como fazer uma gestão de documentos?

Pode parecer simples, mas organizar as documentações da empresa exige cuidado e atenção. Para ter uma noção mais clara de como fazer uma boa organização deles, confira algumas dicas abaixo:

Defina responsáveis para a tarefa (e acessos)

Antes de tudo é importante definir quem serão os responsáveis pelo armazenamento dos documentos e, consequentemente, que terão acesso a eles. O simples acesso aos documentos de uma empresa é uma questão delicada, afinal a perda deles pode por a própria existência do negócio em risco, acarretando em processos judiciais ou complicações financeiras.

Dessa forma, o mais indicado é restringir o acesso dos documentos a profissionais que realmente precisem manuseá-los durante o trabalho e que terão o cuidado devido. Lembrando que é de extrema importância contar com colaboradores de confiança para essas áreas.

Delimite um lugar para os documentos

Independente do tamanho da empresa ou se ela optará por ter um armazenamento digital ou não, é importante ter um espaço físico para guardar seus documentos, uma vez que é capaz que alguns precisem ficar no papel mesmo. Geralmente, o mais indicado é que esse espaço seja uma sala arejada e sem umidade, para não comprometer a papelada.

Outra dica é que esse lugar seja bem organizado e separe de forma clara os assuntos e áreas de cada documento para facilitar seu armazenamento, o que leva ao próximo passo: organizar de forma intuitiva.

Organize de forma intuitiva

Tendo um espaço para deixar toda a papelada, o mais importante é organizá-lo. Aqui, cada negócio deve achar a forma que faz mais sentido para seu funcionamento: por assunto, como em categorias de entrada e saída, impostos e alvarás ou também por ordem cronológica. No caso de notas fiscais, por exemplo, uma boa é deixá-las armazenadas de acordo com as datas. Lembre-se que o ideal é organizá-los de um jeito que seja mais fácil para achá-los depois. 

Mas atenção: ao guardar os documentos é importante se atentar para os que precisam ser guardados por um determinado período de tempo. As notas fiscais, por exemplo, precisam armazenadas por anos antes de poderem ser jogadas fora. Outros documentos podem até ter essa validade vencida, mas é preciso mantê-los em um arquivo morto por motivos de fiscalização. Por isso, é importante certificar-se de quais são eles.

Considere formas de otimizar a gestão de documentos

Hoje em dia, o que não falta são aplicativos e soluções voltadas para ajudar na gestão de documentos de empresas. Elas são ótimas opções para manter os documentos em um lugar seguro e de fácil acesso. Se for um armazenamento em nuvem, por exemplo, eles podem inclusive ser consultados em qualquer lugar.

Vale estudar quais as opções mais atraentes do mercado, os diferenciais de cada uma, quão segura cada plataforma é, assim como se o custo benefício é bom e se está dentro do que seu negócio pode pagar.

Uma vez escolhida, a maioria delas exigirá a digitalização dos documentos físicos para deixar de ser necessário consultá-los sempre à mão. Então, prepare-se para o gasto com a digitalização também.

Fuja de erros comuns

Quanto menos profissionais com acesso aos documentos, melhor. Com uma equipe reduzida há maiores chances que os cuidados necessários para o armazenamento dos documentos serão tomados.

Um dos erros mais comuns é o arquivamento de documentos em lugares errados. Apesar de parecer algo simples, ele pode causar uma verdadeira dor de cabeça para o empreendedor e sua equipe, que terão que procurar em toda a papelada até achar o que é necessário. Afinal, como já citado, quanto mais desorganizado os documentos, maior o desperdício de tempo e dinheiro e na perda deles a empresa inclusive pode ter que enfrentar um processo judicial. 

Outro erro é não ter cópias dos documentos mais importantes tanto em papel quanto no digital. No azar do sistema em que os documentos digitais estão salvos cair ou então de sofrer algum erro e eles serem corrompidos, as versões físicas podem salvar a situação. O oposto também é uma realidade, já que qualquer mofo ou incêndio no escritório pode afetar a qualidade deles.

Conclusão

Gestão de empresa é coisa séria e envolve muito mais do que apenas vontade de dar certo. É preciso contar com uma equipe, por menor que seja, com muita organização e planejamento. Ficar atento ao presente e ao futuro do negócio, nas tendências do mercado e na saúde financeira dele também são essenciais para o negócio caminhar bem. 

Ao mesmo tempo que há boas práticas como as que foram citadas ao longo deste artigo, muito do que faz uma boa gestão é o aprendizado no dia a dia. É indicado que só depois que a gestão esteja calibrada e o negócio caminhando bem que o empreendedor comece a sonhar com o próximo passo: como escalar.