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Organização administrativa

Organização administrativa: tudo sobre como cuidar da documentação de empresas

Sumário

Para uma gestão de empresa bem sucedida, uma das partes que exigem maior cuidado é na organização administrativa. Afinal, é preciso por em ordem toda a documentação da empresa, ou seja, desde a papelada referente aos processos mais burocráticos como abertura da empresa e alvarás até os mais recorrentes, como notas fiscais.

Infelizmente, não há como ter um negócio e não ter que lidar com os seus muitos documentos, por isso é mais garantido apostar em uma gestão de documentos organizada. Dessa forma, é possível facilitar e agilizar o dia a dia da empresa como um todo.

O motivo disso é que a organização administrativa é apontada como uma das maiores dificuldades enfrentadas por empresas. Segundo a Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos, um funcionário pode perder até 2 horas por dia na busca por documentos que estão fora do lugar. Em outras palavras, uma boa gestão pode economizar tempo e dinheiro.

O que é organização administrativa e gestão de documentos empresariais…

Gestão de documentos é uma responsabilidade do empreendedor e das áreas administrativas que se caracteriza pela organização de todos os documentos da empresa, desde quando ela foi aberta até o último dia dela. Há diversas ferramentas e formas de manter os documentos armazenados de forma segura tanto fisicamente como digitalmente. É ideal que essa organização seja feita seguindo regras e respeitando as diferentes categorias definidas pela administração da empresa.

… E por que fazer organização administrativa?

Além do desperdício de tempo já citado, armazenar os documentos da empresa de uma forma desorganizada pode ser sinônimo de problemas para empreendedores. Isso, porque algumas informações específicas podem precisar ser revisitadas por questões legais ou de fiscalização. Se na hora de procurar o papel para esse fim os documentos estiverem bagunçados ou perdidos, não tem jeito: é preciso buscá-los um por um. Em poucas palavras, ter uma gestão de documentos organizada significa que as informações do negócio são acessíveis e facilitam processos.

Como fazer essa organização administrativa?

Pode parecer simples, mas organizar as documentações da empresa exige cuidado e atenção. Para ter uma noção mais clara de como fazer uma boa organização deles, confira algumas dicas abaixo:

Defina responsáveis para a tarefa (e acessos)

Antes de tudo é importante definir quem serão os responsáveis pelo armazenamento dos documentos e, consequentemente, que terão acesso a eles. O simples acesso aos documentos de uma empresa é uma questão delicada, afinal a perda deles pode por a própria existência do negócio em risco, acarretando em processos judiciais ou complicações financeiras.

Dessa forma, o mais indicado é restringir o acesso dos documentos a profissionais que realmente precisem manuseá-los durante o trabalho e que terão o cuidado devido. Lembrando que é de extrema importância contar com colaboradores de confiança para essas áreas.

Delimite um lugar para os documentos

Independente do tamanho da empresa ou se ela optará por ter um armazenamento digital ou não, é importante ter um espaço físico para guardar seus documentos, uma vez que é capaz que alguns precisem ficar no papel mesmo. Geralmente, o mais indicado é que esse espaço seja uma sala arejada e sem umidade, para não comprometer a papelada.

Outra dica é que esse lugar seja bem organizado e separe de forma clara os assuntos e áreas de cada documento para facilitar seu armazenamento, o que leva ao próximo passo: organizar de forma intuitiva.

Organize de forma intuitiva

Tendo um espaço para deixar toda a papelada, o mais importante é organizá-lo. Aqui, cada negócio deve achar a forma que faz mais sentido para seu funcionamento: por assunto, como em categorias de entrada e saída, impostos e alvarás ou também por ordem cronológica. No caso de notas fiscais, por exemplo, uma boa é deixá-las armazenadas de acordo com as datas. Lembre-se que o ideal é organizá-los de um jeito que seja mais fácil para achá-los depois. 

Mas atenção: ao guardar os documentos é importante se atentar para os que precisam ser guardados por um determinado período de tempo. As notas fiscais, por exemplo, precisam armazenadas por anos antes de poderem ser jogadas fora. Outros documentos podem até ter essa validade vencida, mas é preciso mantê-los em um arquivo morto por motivos de fiscalização. Por isso, é importante certificar-se de quais são eles.

Considere formas de otimizar a gestão de documentos

Hoje em dia, o que não falta são aplicativos e soluções voltadas para ajudar na gestão de documentos de empresas. Elas são ótimas opções para manter os documentos em um lugar seguro e de fácil acesso. Se for um armazenamento em nuvem, por exemplo, eles podem inclusive ser consultados em qualquer lugar.

Vale estudar quais as opções mais atraentes do mercado, os diferenciais de cada uma, quão segura cada plataforma é, assim como se o custo benefício é bom e se está dentro do que seu negócio pode pagar.

Uma vez escolhida, a maioria delas exigirá a digitalização dos documentos físicos para deixar de ser necessário consultá-los sempre à mão. Então, prepare-se para o gasto com a digitalização também.

Fuja de erros comuns

Quanto menos profissionais com acesso aos documentos, melhor. Com uma equipe reduzida há maiores chances que os cuidados necessários para o armazenamento dos documentos serão tomados.

Um dos erros mais comuns é o arquivamento de documentos em lugares errados. Apesar de parecer algo simples, ele pode causar uma verdadeira dor de cabeça para o empreendedor e sua equipe, que terão que procurar em toda a papelada até achar o que é necessário. Afinal, como já citado, quanto mais desorganizado os documentos, maior o desperdício de tempo e dinheiro e na perda deles a empresa inclusive pode ter que enfrentar um processo judicial. 

Outro erro é não ter cópias dos documentos mais importantes tanto em papel quanto no digital. No azar do sistema em que os documentos digitais estão salvos cair ou então de sofrer algum erro e eles serem corrompidos, as versões físicas podem salvar a situação. O oposto também é uma realidade, já que qualquer mofo ou incêndio no escritório pode afetar a qualidade deles.

Se você quer saber mais sobre como gerir uma empresa, confira nosso guia completo!