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Otimização de processos: esmiuçe gargalos e evolua

otimização de processos

Sobre otimização de processos, um estudo realizado pela Kauffman Foundation e a Revista Inc acompanhou várias empresas de cinco a oito anos depois delas aparecerem na lista das 5 mil empresas com crescimento mais rápido nos EUA.

O resultado é digno de aviso: dois terços delas ou tinham encolhido de tamanho, saído do negócio ou foram vendidas abaixo do preço de mercado. As causas para essas escaladas mal sucedidas são variadas, mas geralmente giram em torno de um planejamento ruim, gastos excessivos e várias pontas soltas que não tinham sido ajustadas ou pensadas antes.

Para evitar esse cenário é preciso, antes de tudo, saber identificar quaisquer gargalos da empresa e ao máximo praticar o que chamamos de otimização de processos. Assim, você pode focar em crescê-la de forma tranquila. Mas o que exatamente são gargalos?

Gargalos operacionais: os maiores entraves para qualquer empresa crescer

Gargalos podem ser considerados processos que não estão bem alinhados na sua empresa ou então possíveis impedimentos que podem surgir, atrapalhando as operações de alguma forma. Desde um problema em uma máquina até um trabalho que demora mais do que deveria são gargalos. É possível tentar evitá-los renovando as máquinas, por exemplo, ou procurando soluções que otimizem um trabalho manual, mas antes é preciso saber identificá-los.

Uma das formas de procurar gargalos na sua empresa é reunir as lideranças das principais áreas e propor o seguinte desafio: se o nosso negócio crescesse 10 vezes do dia para a noite, o que nos impediria de acompanhar esse movimento?

A partir daí, diversas questões surgirão automaticamente. Talvez seria necessário contratar mais funcionários, mas então cada um precisaria de um computador, ao mesmo tempo isso acarretaria em falta de espaço para todos trabalharem, e por aí vai. Talvez sua equipe chegue à conclusão de que uma solução seria terceirizar essa área da empresa e focar em outras questões mais urgentes nesse contexto.

Lembre-se que além de precisar ser realizado de forma séria, esse exercício também pede tempo. Então, não espere sair da sala de reuniões com todas as respostas. Dê tempo ao seu time e a você para pensar na maioria das possibilidades que podem surgir e as soluções para elas.

No entanto, caso não seja possível achar soluções para todos os gargalos identificados, é importante entender e admitir que talvez o seu negócio ainda não tenha chegado no momento de escalar.

Como otimizar os seus processos

Cada gargalo identificado na sua empresa não deve ser enxergado como um fracasso, mas como uma oportunidade. A partir deles, o seu negócio ficará mais ágil e funcional e mais perto de poder começar a escalar. Por isso, a parte de otimização de processos é tão relevante: é o momento que você vai pegar todos os gargalos e transformá-los em melhorias.

Virar do avesso

Cada um dos problemas enfrentados pela sua empresa tem uma origem e um porquê. Nessa parte, você vai conduzir uma investigação para entender no detalhe cada um deles e os impactos que eles têm no processo como um todo. Afinal, um gargalo pode puxar outro e, ao resolvê-lo, toda uma cadeia produtiva pode ganhar velocidade mais rápido. Lembre-se que essa análise deve levar em consideração tanto uma visão detalhada como uma mais geral dos problemas, para de fato desvendar onde melhorar.

Além disso, é importante não perder de vista mecanismos ou novidades do mercado que podem tornar os processos mais rápidos. Muitos deles, por exemplo, fazem com que atividades repetitivas sejam automatizadas, podendo gerar redução de erros na cadeia. Essas soluções também podem ser um ótimo aliado para o seu negócio em termos de corte de gastos, economia de tempo e melhor aproveitamento dos funcionários, que podem passar a se dedicar a tarefas mais complexas.

Durante o mapeamento, algumas perguntas devem ser levantadas constantemente para não perder de vista o objetivo final, que é a otimização. Elas são:

Por em prática

Depois de virar do avesso cada um dos gargalos da sua empresa, assim como as oportunidades que cada um oferece, chegou a hora de por em prática as melhorias. Aqui, alguns cuidados devem ser tomados.

Um deles é que se foi identificado mais de um gargalo em uma área ou processo é ideal implementar uma melhoria por vez. Isso faz com que você possa ter certeza que cada mudança foi efetiva e também que cada novo processo seja absorvido pela equipe envolvida. 

O outro é se certificar que todos que influenciam de alguma forma no processo estão alinhados com a novidade e respeitarão as novas regras para fazer dar certo. Se uma única pessoa do processo não seguir o combinado, os resultados podem ser enganosos e atrapalhar no entendimento do quão eficaz foi a otimização.

Por fim, é muito importante manter em mente que cada mudança implementada deve ser acompanhada e, se der sinais precoces de que não está funcionando, é preciso dar um passo atrás e reavaliar a estratégia, começando a implementação do zero. Lembre-se que esse processo deve ser realizado o mais rápido possível, para evitar gastar recursos e tempo da empresa em algo que não está trazendo resultados.

Ficar de olho

Ao contrário do que você possa pensar, a otimização de processos é algo que nunca tem um fim de fato. É preciso estar constantemente de olho no quão efetiva é a sua empresa e se não há novos gargalos ou oportunidades surgindo. Afinal, hoje seu negócio pode utilizar ferramentas eficientes, mas daqui alguns anos elas podem ter se tornado obsoletas. Resultado: seus concorrentes provavelmente ganharão agilidade com novidades do mercado e você pode ficar para trás.

Por isso, sempre fique em busca de gargalos e, uma vez identificados, você já sabe: é só aplicar todo esse processo novamente e o mais rápido possível!

Otimização de processos implica em dois pilares fundamentais:

1 – Otimização de processos é ter uma boa saúde financeira

Ter um fluxo de caixa organizado é um item básico na gestão de uma empresa e também no momento de avaliar se o negócio está preparado para escalar ou não. Considere que, com o crescimento acelerado, a entrada e saída de capital mudará de patamar, com muito mais transações e volume de dinheiro indo de um lado para o outro.

Para preparar o fluxo de caixa para essa mudança, uma boa opção é procurar formas que facilitem o processo, como ferramentas que automatizem os cálculos e planilhas com uma boa visualização e manuseio. O importante é que a solução otimize a área e faça com que todas as informações referentes ao fluxo de caixa sejam fáceis de achar.

O mesmo vale para outro aspecto muito importante para o planejamento financeiro: o capital de giro. Ele é o dinheiro necessário para manter a empresa até ela receber para arcar com os custos. Quanto mais tempo ela demora para receber, maior deve ser esse valor e vice-versa. Explicando de uma forma simplificada, é como se ele fosse o giro do pedal que mantém uma bicicleta andando, sendo que essa bicicleta é a sua empresa.

Ter um fluxo de caixa saudável, ou seja, com ganhos acima dos gastos e uma boa lucratividade é um sinal verde para escalar. Da mesma forma, o ideal é que o capital de giro seja positivo, caso contrário o seu negócio não se sustenta e, para considerar um crescimento rápido, isso é primordial.

Uma vez verificado como está o fluxo de caixa e o capital de giro, é preciso fazer os cálculos e entender, com base nas estratégias traçadas, qual seria o crescimento deles ao longo da escalada. No caso, como estamos falando de um aumento de velocidade na expansão, é muito provável que os gastos fiquem mais altos que os ganhos durante um bom tempo – ou seja, um capital de giro e fluxo de caixa negativos. É aqui que entra o planejamento do investimento que será feito.

2 – Otimização de processos é gerir estrategicamente pessoas

A gestão de equipe é uma tarefa dedicada a manter os colaboradores de uma empresa motivados a atingir resultados cada vez melhores. Os responsáveis por ela são os líderes de cada área e o empreendedor fundador da empresa, principalmente se ela tiver uma equipe pequena.

Sem uma equipe, um negócio pode ficar parado lá no começo, quando surge a ideia para abrir uma empresa. É a equipe, seja ela de duas ou mais pessoas, que faz o negócio acontecer, afinal, são necessários profissionais de especialidades diversas para lançar um produto no mercado e dificilmente uma pessoa só consegue fazer tudo sozinha. Dessa forma, ter uma equipe boa e, principalmente, motivada a trabalhar é também um meio de investir no crescimento do negócio.

Para fazer uma gestão de equipe de qualidade, antes é preciso considerar que cada empresa e time são únicos, mas é possível seguir algumas boas práticas para ter o melhor resultado possível. Confira algumas delas abaixo:

Contratar um funcionário é algo custoso. Demiti-lo também. Por isso, uma das partes mais importantes da gestão de pessoas é exatamente na hora da contratação, pois é importante não só achar um profissional super qualificado, mas uma pessoa que tenha um encaixe com a empresa. Caso contrário, ele poderá se tornar uma dor de cabeça para você e para o seu time. É por isso que no momento de contratação o currículo importa, mas o comportamento do candidato, assim como onde ele será alocado também.

É claro que nem sempre é possível conhecer o candidato a fundo somente com entrevistas, então uma dica é aplicar um teste de personalidade. Eles ajudam a traçar a personalidade do candidato e a entender se ele se encaixa na vaga proposta e na empresa.

Por exemplo: um candidato analítico e introspectivo em uma vaga de vendas, que exige muita comunicabilidade, é algo que pode não dar certo. Ao mesmo tempo, ele poderia performar bem na análise de dados da área de atendimento. É por isso que a escolha deve ser feita com muito cuidado, tanto para não ser enganado por um currículo como para não desperdiçar e perder um profissional talentoso por um erro de alocação.

O modelo de liderança em que o chefe é distante e só cobra resultados impossíveis acabou. Hoje em dia, já está mais do que comprovado que a equipe fica muito mais motivada com uma liderança que sabe conduzi-la para os melhores resultados. A questão que fica é: como fazer isso?

Carisma e humildade são características muito valorizadas em um líder. É importante uma liderança que saiba reconhecer os próximos erros e dar abertura para a equipe, promovendo uma integração forte de todos como grupo. Ao mesmo tempo, ele precisa saber cobrar e provocar os colaboradores, incentivando-os a pensar fora da caixa e a melhorar como profissionais.

Por fim, outro traço que um líder precisa ter é saber ler as pessoas, principalmente sua equipe. Dependendo do momento em que estiverem, desanimados com metas que parecem impossíveis, sem confiança por um projeto que deu errado ou estimulados por vitórias recentes, ele deve saber estimulá-los, seja restaurando a motivação das pessoas ou incentivando-os a ir além.

Não são só os líderes que precisam saber motivar a equipe, mas eles também precisam se sentir motivados… caso contrário, eles dificilmente conseguirão fazer o mesmo com os outros. As dicas de como ser um bom líder valem aqui também, afinal o dono do negócio é a liderança das outras lideranças. No entanto, para engajar os colaboradores que estão à frente das equipes é preciso um pouco mais.

É importante que líderes façam parte de tomadas de decisão relevantes, nem que seja somente dentro da sua área de atuação. Também, ele deve estar a par dos objetivos e metas que devem ser alcançadas e é essencial que tudo seja comunicado de forma clara e aberta à opinião deles. Afinal, eles têm uma visão mais a fundo da área e da equipe que precisará executá-las.

Um líder motivado pode ser capaz de impactos gigantescos em uma equipe, transformando resultados e tornando todos engajados. Mas cuidado! O oposto é igualmente real, por isso, preocupe-se com as suas lideranças.

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