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Otimização de processos

Otimização de processos: o ponto de partida para escalar um negócio

Sumário

Está pensando em escalar o seu negócio? Assim como abrir e gerir uma empresa, essa é uma etapa que exige muito cuidado e planejamento. Afinal, escalar de forma prematura pode ser fatal. Um estudo realizado pela Kauffman Foundation e a Revista Inc acompanhou várias empresas de cinco a oito anos depois delas aparecerem na lista das 5 mil empresas com crescimento mais rápido nos EUA. O resultado é digno de aviso: dois terços delas ou tinham encolhido de tamanho, saído do negócio ou foram vendidas abaixo do preço de mercado. As causas para essas escaladas mal sucedidas são variadas, mas geralmente giram em torno de um planejamento ruim, gastos excessivos e várias pontas soltas que não tinham sido ajustadas ou pensadas antes. Para evitar esse cenário é preciso, antes de tudo, saber identificar quaisquer gargalos da empresa e ao máximo praticar o que chamamos de otimização de processos. Assim, você pode focar em crescê-la de forma tranquila. Mas o que exatamente são gargalos?

Gargalos: está na hora de escalar a sua empresa?

Gargalos podem ser considerados processos que não estão bem alinhados na sua empresa ou então possíveis impedimentos que podem surgir, atrapalhando as operações de alguma forma. Desde um problema em uma máquina até um trabalho que demora mais do que deveria são gargalos. É possível tentar evitá-los renovando as máquinas, por exemplo, ou procurando soluções que otimizem um trabalho manual, mas antes é preciso saber identificá-los.

Identificando gargalos para otimização de processos

Uma das formas de procurar gargalos na sua empresa é reunir as lideranças das principais áreas e propor o seguinte desafio: se o nosso negócio crescesse 10 vezes do dia para a noite, o que nos impediria de acompanhar esse movimento?

A partir daí, diversas questões surgirão automaticamente. Talvez seria necessário contratar mais funcionários, mas então cada um precisaria de um computador, ao mesmo tempo isso acarretaria em falta de espaço para todos trabalharem, e por aí vai. Talvez sua equipe chegue à conclusão de que uma solução seria terceirizar essa área da empresa e focar em outras questões mais urgentes nesse contexto.

Lembre-se que além de precisar ser realizado de forma séria, esse exercício também pede tempo. Então, não espere sair da sala de reuniões com todas as respostas. Dê tempo ao seu time e a você para pensar na maioria das possibilidades que podem surgir e as soluções para elas.

No entanto, caso não seja possível achar soluções para todos os gargalos identificados, é importante entender e admitir que talvez o seu negócio ainda não tenha chegado no momento de escalar.

Como otimizar os seus processos

Cada gargalo identificado na sua empresa não deve ser enxergado como um fracasso, mas como uma oportunidade. A partir deles, o seu negócio ficará mais ágil e funcional e mais perto de poder começar a escalar. Por isso, a parte de otimização de processos é tão relevante: é o momento que você vai pegar todos os gargalos e transformá-los em melhorias.

Virar do avesso

Cada um dos problemas enfrentados pela sua empresa tem uma origem e um porquê. Nessa parte, você vai conduzir uma investigação para entender no detalhe cada um deles e os impactos que eles têm no processo como um todo. Afinal, um gargalo pode puxar outro e, ao resolvê-lo, toda uma cadeia produtiva pode ganhar velocidade mais rápido. Lembre-se que essa análise deve levar em consideração tanto uma visão detalhada como uma mais geral dos problemas, para de fato desvendar onde melhorar.

Além disso, é importante não perder de vista mecanismos ou novidades do mercado que podem tornar os processos mais rápidos. Muitos deles, por exemplo, fazem com que atividades repetitivas sejam automatizadas, podendo gerar redução de erros na cadeia. Essas soluções também podem ser um ótimo aliado para o seu negócio em termos de corte de gastos, economia de tempo e melhor aproveitamento dos funcionários, que podem passar a se dedicar a tarefas mais complexas.

Durante o mapeamento, algumas perguntas devem ser levantadas constantemente para não perder de vista o objetivo final, que é a otimização. Elas são:

  • Quanto tempo esse processo demora no total?
  • Quanto tempo é gasto corrigindo erros ou fazendo um trabalho manualmente?
  • Como fazer esse mesmo processo de uma forma mais efetiva?

Por em prática

Depois de virar do avesso cada um dos gargalos da sua empresa, assim como as oportunidades que cada um oferece, chegou a hora de por em prática as melhorias. Aqui, alguns cuidados devem ser tomados.

Um deles é que se foi identificado mais de um gargalo em uma área ou processo é ideal implementar uma melhoria por vez. Isso faz com que você possa ter certeza que cada mudança foi efetiva e também que cada novo processo seja absorvido pela equipe envolvida. 

O outro é se certificar que todos que influenciam de alguma forma no processo estão alinhados com a novidade e respeitarão as novas regras para fazer dar certo. Se uma única pessoa do processo não seguir o combinado, os resultados podem ser enganosos e atrapalhar no entendimento do quão eficaz foi a otimização.

Por fim, é muito importante manter em mente que cada mudança implementada deve ser acompanhada e, se der sinais precoces de que não está funcionando, é preciso dar um passo atrás e reavaliar a estratégia, começando a implementação do zero. Lembre-se que esse processo deve ser realizado o mais rápido possível, para evitar gastar recursos e tempo da empresa em algo que não está trazendo resultados.

Ficar de olho

Ao contrário do que você possa pensar, a otimização de processos é algo que nunca tem um fim de fato. É preciso estar constantemente de olho no quão efetiva é a sua empresa e se não há novos gargalos ou oportunidades surgindo. Afinal, hoje seu negócio pode utilizar ferramentas eficientes, mas daqui alguns anos elas podem ter se tornado obsoletas. Resultado: seus concorrentes provavelmente ganharão agilidade com novidades do mercado e você pode ficar para trás.

Por isso, sempre fique em busca de gargalos e, uma vez identificados, você já sabe: é só aplicar todo esse processo novamente e o mais rápido possível!